Cal Newport — schrijver van A World Without Email — schrijft op zijn blog dat hij zijn e-mail benadering heeft aangepast.
Wanneer iemand die zoveel nagedacht heeft over e-mail gebruik en er zelfs een boek over heeft geschreven, dat zegt, dan heb je mijn aandacht.
Ik kan zijn blog aanraden, maar de kern volgt hier (en mijn blog is korter).
Cal liet voorheen alles binnenkomen in één mailbox: werk, privé, school en meer. En op die centrale plek ging hij dan op gezette momenten (erg GTD!) door al zijn mail heen.
De aanpassing die hij gemaakt heeft is de volgende: hij laat nu alles binnenkomen op zijn eigen plek en gaat daar op gezette tijden doorheen. Dus hij checkt zijn mail nu op drie of vier of meerdere plekken.
Kleine change, GROOT verschil.
Maar waarom is dit nu beter? Sterker nog, dit voelt natuurlijk contra intuïtief. Ten minste, als je denkt dat onze hersens objectieve computers zijn met processortjes die alle mail — overal en altijd — gelijkwaardig kan behandelen. Maar dat is dus niet zo.
Wanneer je eerst een werk mail beantwoordt, daarna een school mail, daarna weer een werk mail en daarna een privé mail dan moeten je hersens veel vaker context switchen.
En dat is uiteindelijk veel vermoeiender dan op drie op vier plekken kijken en daar dan hetzelfde type mail in één keer behandelen.
Context switching is natuurlijk geen onbekend of nieuw fenomeen. En wat Cal’s blog dus ook vooral duidelijk maakt, is dat het zelfs voor mensen als Cal Newport soms lastig is om in te zien waar je (te veel) aan het context switchen bent.