Zes principes om je werk te organiseren

Vind je het soms lastig om je werk te organiseren omdat er 1000 dingen tegelijk worden gevraagd? Of vraag je je wel eens af of je wel met de juiste dingen bezig bent? Dit artikel helpt je om antwoord te geven op die vragen.

In dit artikel worden namelijk de zes basis verantwoordelijkheden beschreven, die van een professional in een moderne werkomgeving verwacht worden. Niet meer en niet minder. Wanneer je deze in acht neemt weet je zeker dat je met de juiste dingen bezig bent en haal je meer voldoening uit je werk.

Ik heb dit in de eerste instantie opgeschreven als een herinnering aan mezelf maar ook om het door te geven aan anderen. Het is namelijk makkelijk om deze basis verantwoordelijkheden uit het oog te verliezen. Daarnaast heb ik ook gemerkt dat sommige starters het moeilijk vinden om te bepalen wat er van hun verwacht wordt.
Maar wat je werk ook is — of je engineer of manager bent — of hoever je in je carrière bent: de volgende basis verantwoordelijkheden gelden altijd.

De zes principes

• Ken je tijd
• Voeg waarde toe
• Gebruik je unieke vermogen
• Manage verwachtingen
• Volg je taken
• Bereid je voor op een andere baan

Deze zes verantwoordelijkheden, ook wel principes, zijn wat er van jou als professional verwacht wordt.

Deze zes principes zijn gebaseerd op mijn eigen ervaring als engineer, Engineering Manager en CTO. En allemaal vinden ze hun grondslag, of zijn ze aangescherpt door wat ik gelezen heb.

De principes zijn opgeschreven als instructies (actief). Per principe is de kernzin zwart gemaakt — dus je kan ook alleen die lezen — en onderaan elk principe staan referenties naar boeken schuingedrukt.

Ken je tijd

Time is totally perishable and cannot be stored. Yesterday’s time is gone forever and will never come back.

Peter F. Drucker

Dit is het allerbelangrijkste dat je moet onthouden over jouw meest waardevolle bezit: je tijd. Elke seconde is uniek en je kan deze maar één keer besteden.

Weet waar je je tijd aan besteedt en eis dat je tijd goed gebruikt wordt.

Weet

Meet je tijd. Dit kan op heel veel verschillende manieren. Dit is de meest eenvoudige: schrijf gedurende de hele dag op wat je allemaal hebt gedaan, en elke morgen, voordat een nieuwe werkdag begint, en voordat je in je e-mail of tickets duikt: neem een moment en denk na over de vorige dag.

• Wat lukte, wat niet, waar ben je blij om, wat niet?
• Wat zou je anders hebben willen doen?

Doe dit elke dag en je zal zien dat er patronen ontstaan. Je zal meer over jezelf leren, en over je talent en toekomst (later meer over deze twee dingen).

Bijhouden wat je de hele dag doet is de meest eenvoudige manier. Als je meer ervaren wordt, dan kunnen wekelijkse, maandelijkse of jaarlijkse momenten nog meer inzicht geven. Of wanneer je dit bijvoorbeeld bespreekt met een zgn. accountibility partner of coach, zal het je nog meer inzicht geven in jezelf en tijdbesteding.

Eis

Jij waardeert je eigen tijd. En dit ga je nog meer doen wanneer je begint met opschrijven wat je allemaal doet en bereikt hebt op een dag!

Maar, op dezelfde manier zou je ook van mensen moeten eisen dat ze jouw tijd serieus nemen! Voorbeelden:

• Bedank voor een vergadering wanneer je denkt dat je ergens anders je tijd nuttiger kan besteden.
• Kort je vergaderingen in. Wanneer iemand een agendaverzoekje stuurt voor een uur — dit gebeurt veel in organisaties — antwoordt terug dat je een half uur hebt.

Waarom zeg ik dit? Bedrijven en teams hebben de eigenschap om de Wet van Parkinson te volgen. Bestudeer dit. Want dit is iets waar bijna alle organisaties en teams mee worstelen. Wees er alert op.

Want: als je je eigen tijd niet kan managen, dan kan je niets managen. 

Lees verder en je zal zien dat dit principe in alle andere principes terugkomt.

Lees Drucker en Aurelius om meer te leren over deze verantwoordelijkheid.

Voeg waarde toe

Je wordt betaald om waarde toe te voegen. Je wordt niet betaald om 8 uur per dag aanwezig te zijn of om bezig te zijn met dingen. Als dat wel zo is dan doet je bedrijf het verkeerd of je bent gewoon verkeerd bezig.

Er zijn maar twee handelingen die écht waarde toevoegen: dingen maken en problemen oplossen.

Dat is het.

Meer niet. Jij helpt de organisatie om dingen te maken of problemen op te lossen waar klanten voor betalen. Dat is jouw bijdrage. Al het andere is een noodzakelijke bijkomstigheid. En als dat niet zo is: stop er dan onmiddellijk mee.

Je wordt niet betaald om vergaderingen bij te wonen. Natuurlijk, ze kunnen nodig zijn, zo’n noodzakelijk middel om een doel te bereiken. Maar ze kunnen nooit het doel op zichzelf zijn.

Vergaderingen kunnen natuurlijk ook een manier zijn om te socializen. En dat is prima en dient ook weer andere doelen (teambinding, vertrouwen creëren of het is gewoon gezellig). Maar nogmaals: het echte doel is altijd om waarde toe te voegen.

Ja maar ik ben een manager?

Vergis je niet, als manager wordt je betaald voor exact dezelfde twee dingen. Echter als product-, klant- of teammanager zijn de resultaten van je werk vaak minder tastbaar of meer indirect gerelateerd aan bovenstaande twee doelen. Maar wanneer je de verantwoordelijkheden van een manager ontleedt dan bestaat die uit de vier volgende hoofdtaken:

• Prioriteiten bepalen van de zaken die gemaakt moeten worden of problemen die opgelost moeten worden
• Voortgang bewaken van projecten of afspraken
• Communiceren binnen en buiten het team
• Teamleden helpen in hun ontwikkeling

Zoals je kan zien, zijn deze vier hoofdtaken van een manager er op gericht om te bewaken dat het team altijd bezig is met — nog steeds — de volgende twee zaken: de juiste dingen maken of de juiste problemen oplossen. Er is dus geen verschil in verantwoordelijkheden, of het gewenste doel, alleen de uitvoering verschilt.

Lees Grove, Drucker en Evans om meer te leren over deze verantwoordelijkheid.

Gebruik je unieke vermogen

Wanneer je de bovenste twee instructies (Ken je tijd en Voeg waarde toe) combineert dan leidt dat tot: je bent altijd bezig om je tijd zo goed mogelijk in zetten om zo veel mogelijk waarde toe te voegen.

En of je nu engineer of manager bent: jij hebt unieke talenten. Die talenten zijn jouw unieke vermogen. Die talenten zijn het middel waarmee je waarde kan toevoegen. Die talenten zijn waarom je aangenomen bent! Gebruik deze talenten als jouw vermogen om altijd zoveel mogelijk waarde toe te voegen.

Je kent je eigen talenten. Als dat niet zo is: begin met opschrijven wat je de hele dag door doet en reflecteer daarop en je talenten zullen zich tonen (Ken je tijd). En met deze kennis:

Stel je zelf altijd de vraag: waar kan ik nu de meeste waarde toevoegen?

Is meedoen aan een vergadering om junior engineers te trainen de meest nuttige tijdsbesteding (omdat mijn talent is om mensen dingen bij te brengen)? Of moet ik eerst dit database cluster afmaken (omdat mijn talent hardcore techniek is)? Of moet ik die leverancier terugbellen en hun voorstel bespreken (omdat mijn talent het schakelen met derden is)? Er is geen eenduidig antwoord en dit antwoord kan van verschillende dingen afhangen. Jij moet dat beslissen.

Maar de vuistregel is deze: kies altijd de activiteit waar jouw unieke talenten op dat moment de meeste impact kunnen hebben op de toegevoegde waarde van het team of de organisatie.

Lees Grove om meer te leren over deze verantwoordelijkheid.

Manage verwachtingen

Wanneer je bezig met dingen maken of problemen oplossen (de enige twee dingen die waarde toevoegen) zijn er maar twee mogelijke uitkomsten.

1. Je bereikt het doel. Je hebt gemaakt wat was afgesproken of je hebt het probleem opgelost. Super!
2. Je communiceert vroegtijdig dat dingen niet lopen zoals je verwacht had. Niet super, maar dit gebeurt natuurlijk heel vaak.

Het is jouw verantwoordelijkheid om verwachtingen te managen en om verrassingen te voorkomen.

Voor een bedrijf zijn verrassingen slecht. Je werk is geen verjaardag surprise party. Je collega houdt niet van verrassingen, je manager ook niet, en ik kan je verzekeren zijn of haar manager al helemaal niet (tenzij het hun echte verjaardag is natuurlijk).

De manier om verrassingen te voorkomen is om vaak en tijdig te communiceren. Soms is dit ook je enige middel of zaken te managen die buiten jouw invloed vallen (bijv. leveranciers of ziekte).

Maar, focus je natuurlijk altijd eerst op de eerste uitkomst (je doel bereiken), maar wacht beslist niet te lang met communiceren wanneer afspraken of verwachtingen niet waargemaakt dreigen te worden.

Lees Allen, Drucker en Crucial Conversations om meer te leren over deze verantwoordelijkheid.

Volg je taken

You cannot slay the dragon until you can see it.

Cal Newport

Wanneer je een baan hebt waar je niet hoeft op te schrijven wat je team, manager, klanten of leveranciers van je nodig hebben, dan ben je of een genie óf je hebt een baan met weinig uitdaging. Ik ga er maar even van uit dat je geen genie bent en dat je een uitdagende baan hebt. Dus je moet dingen opschrijven. Je hebt een systeem nodig om alles wat in je hoofd zit te kunnen volgen, dit moet UIT je hoofd zodat je er actief aan kan werken!

Maak je hoofd leeg door alles op te schrijven. Gebruik je kostbare hersencapaciteit niet om steeds bij te houden wat je allemaal moet doen. Ik herhaal: je wordt niet betaald om bij te houden wat je allemaal moet doen. Je wordt betaald om waarde toe te voegen! En je voegt geen waarde toe door de hele dag te denken aan wat je allemaal nog moet doen. Je voegt waarde toe door dingen te maken of problemen op te lossen.

De meest eenvoudige benadering is dat deze verantwoordelijk het omgekeerde is van je Ken je tijd. Daar schrijf je namelijk op wat je gedaan hebt die dag (je kijkt terug), nu schrijf je op wat je die dag wil gaan doen (je kijkt vooruit).
Deze twee activiteiten passen dan ook heel goed bij elkaar om, na elkaar, aan het begin van elke dag te doen. Dit kan in 10 minuten klaar zijn.

Schrijf op wat je vandaag wil bereiken.

Niet alleen geeft je dit een reflectiepunt voor de volgende morgen, maar het geeft ook structuur aan je dag en is een goed middel waarmee je kan eisen dat je tijd serieus genomen wordt (“Sorry vandaag kom ik daar niet aan toen want” etc.).

Maar daarnaast verzekert het je dat je bezig bent met waarde toevoegen en is het een ontzettend waardevol instrument bij het managen van verwachtingen (je merkt snel genoeg als dingen niet lopen zoals verwacht).

Er zijn allerlei manier om deze activiteit te structureren en om prioriteiten aan te brengen of om je taken te specificeren. Dit zijn drie nuttige vuistregels:

• Het belangrijkste eerst
• Begint met het eind voor ogen
• Doe één ding tegelijk

Je kan lang over deze vuistregels discussiëren, maar zie het als een begin. Veel belangrijker is: je hebt hoe dan ook een systeem nodig: pen en papier, een computerbestand of specialistische tools. Het maakt niet uit wat je gebruikt, maar: ALSJEBLIEFT, maak je hoofd leeg, stop het in je systeem en maak zo ruimte voor het echte werk!

Lees Allen, Grove, Drucker, Tiggelaar en Covey om meer te leren over deze verantwoordelijkheid.

Bereid je voor op een andere baan

Dit is niet je laatste baan. Vroeg of laat zul je een andere baan moeten zoeken. Bereid je daar op voor. Dit is jouw verantwoordelijkheid. Nu. Niet wanneer je, al dan niet, plotseling een nieuwe baan moet zoeken.

We hebben gezien: weet waar je tijd aan besteed en je zal je talenten ontdekken (Ken je tijd). Maar je zal dus ook moeten uitzoeken of je talenten ook van toepassing zijn op andere terreinen.

Bereid je actief voor op een andere baan door je talenten steeds te toetsen aan een andere baan.

Ken het verschil tussen kennis en talent. Een goeie werkgever zoekt eerder talent dan kennis. Stel je dat een expert bent in het specialistische custom CRM van je werkgever. Je volgende werkgever heeft deze CRM niet. Deze kennis is nutteloos geworden! Je talent zou echter kunnen zijn dat je snel bent in het oppikken van werken met verschillende CRMs.

Zie training als een continue proces en niet als een gebeurtenis. Training is dus niet dat ene uurtje in de presentatieruimte of die dag op de hei. Je zou altijd bezig moeten zijn om nieuwe dingen te leren. En probeer dus dingen te leren die breed inzetbaar zijn.

Weet je niet wat je volgende stap is? Schrijf je eigen grafrede. Wees open. Wat wil je dat mensen over je zeggen, waar wil je om herinnert worden? Dit is niet één of ander morbide experiment, maar een oefening die je ware verlangens zal blootleggen. Onderzoek vervolgens of die verlangens passen bij je talenten (heel belangrijk en zoek feedback als je er niet uitkomt). Waar verschilt het? En probeer het gat te dichten.

Lees Drucker, Kotter, Covey en Johnson om meer te leren over deze verantwoordelijkheid.

Slot

Dit is in vogelvlucht alles wat er van je verwacht wordt als professional. Meer niet. Dit artikel presenteert enerzijds een samenhangend model van zes principes die je kijk op verantwoordelijkheden kunnen aanscherpen.

Anderzijds biedt het een startpunt om zelf verder te gaan met deze onderwerpen. Want de besproken onderwerpen gaan natuurlijk nog veel dieper en verder, en er is eindeloos meer over te zeggen in de genoemde literatuur.

Waarom?

Deze vraag heb ik nog niet beantwoord. En deze had net zo goed bovenaan kunnen staan. Maar waarom nou al deze instructies?

Simpel: je bent ongeveer de helft van je wakkere leven bezig met je baan of werk. Je besteedt dus de helft van je tijd, die je maar één keer kan uitgeven, aan dit werk. Dat is niet niks!

En jouw tijd is belangrijk en waardevol en daarom wil je die tijd besteden aan werk dat voldoening geeft en waarmee je iets bereikt. Je wil je toch niet dag na dag jezelf achter een scherm rechtop zetten en maar bezig zijn met dingen totdat die dag weer voorbij is? Dat is een doodlopend pad.

Ik geloof erin dat een baan die voldoening geeft, bijdraagt aan een rijker en zinvoller leven. En ik weet zeker dat deze instructies je daarbij kunnen helpen.

Dit artikel is ook in het Engels beschikbaar.